O objetivo é falar sobre a função da intranet na comunicação de uma empresa e como gerenciá-la
Como gerenciar uma intranet Estamos falando de:
· Ambiente restrito
· Adaptação do texto
· Linguagem direta
· Apesar de ser um facilitador é preciso ter cuidado redobrado no trato com o cliente.
Como afirma o autor Bruno Rodrigues “é mais simples do que escrever para web, pois você já conhece os usuários que vão ler”. A Comunicação
Se você é um profissional de comunicação e está chegando agora na empresa, é preciso ficar atento com a linguagem que é utilizada:
· Saber falar a língua da empresa, ou seja, os termos exatos que circulam pela empresa.
· Consultar o house-organs (veículo interno)
· Observar a forma como ela se auto denomina (corporação, empresa, companhia)
· Se utilizam termos como equipe, profissionais, funcionários, entre outros
· Aproveite para fazer pesquisas internas
· Aprenda a falar várias línguas (cada área da empresa possui um dialeto particular)
· AAs Vantagens da Intranet para sua empresa
Existem muitas razões por que uma Intranet é a melhor plataforma para sua base de conhecimentos e de processos de negócios que sistemas de computador proprietários ou baseados em papel. Listadas abaixo estão dez das principais razões.
1. Redução de papel
Esta pode ser o maior motivo para as grandes empresas migrarem seus documentos e processos para um ambiente on-line. Com esses na Web, a impressão e a distribuição centralizadas podem ser reduzidas, resultando em grande economia.
2. Uma única interface de cliente
O browser, Internet Explorer, por exemplo, pode se tornar a interface universal para seus sistemas de informações. O resultado é a redução do custo de propriedade dos computadores clientes uma vez que os processos são executados nos computadores servidores e o cliente cuida apenas da exibição e entrada de dados.
3. Facilidade de uso
Se seus empregados sabem como usar um mouse então eles poderão aprender como apontar e clicar através dos páginas Web de sua Intranet corporativa.
4. Conexão entre plataformas diferentes
Esta pode ser a primeira vez na história de sua empresa em que um usuário de Unix pode comunicar-se com um usuário de Mac que pode então comunicar-se com um usuário de Windows.
5. Arquitetura Aberta
Os protocolos da Internet são abertos, resultado de padrões elaborados por organismos administrativos globais. Isto lhe dá o poder de publicar até mesmo os dados armazenados em suas bases de dados legadas.
6. Atendimento rápido aos empregados
Informações armazenadas on-line estão sempre prontas para consumo rápido. Com um clique, os empregados podem acessar diretamente a solução para seu problema. No modo antiquado o empregado solicita a seu supervisor o envio de pedidos para a cadeia de decisões e fica aguardando a resposta. Isso leva a demora e erros. Os empregados são também capazes de escolher o horário para acessar as informações, fazendo uso mais eficiente do tempo.
7. Informações Dinâmicas
Documentos que estavam uma vez em papel estão agora localizados na Web interna. Estes documentos de Web podem ser mantidos em dia mais freqüentemente e com mais facilidade que seus equivalentes em papel.
8. Acesso Global
O conhecimento armazenado na Intranet pode ser acessado de qualquer rede TCP/IP no mundo bastando que o usuário esteja autorizado a conectar-s à Intranet privada. Agora, o empregado em viagem a um escritório distante pode acessar seus dados corporativos antes indisponíveis, uma vez que estavam em arquivos em papel.
9. Riqueza de Multimídia
Intranets podem publicar não somente texto e gráficos mas têm também o poder para publicar áudio e vídeo. Isto fornece outras poderosas ferramentas de comunicações e de aprendizagem para a organização.
10. Nova Cultura
Uma Intranet pode construir uma nova cultura dentro de sua corporação. Esta nova cultura é fundamentada na troca de informações e colaboração. Intranets facilitam o fluxo rápido de informações dentro da organização
Grandes empresas estão utilizando cada vez mais a intranet, portal corporativo, como forma de comunicação com os funcionários. A facilidade de acesso às informações da empresa e a possibilidade de interação entre os departamentos, que podem estar separados por milhares de quilômetros, são um dos principais fatores que fazem com que a Intranet cresça e seja solicitada por muitas organizações
Uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Comunicação Empresarial, em 2005, revelou que mais de 31, 6% das empresas possuíam a Intranet como principal meio de comunicação com os funcionários. Considerando a explosão e a facilidade de acesso a internet nesses cinco anos que se seguiram, é seguro afirmar que esse número está bem maior, visto que em 2002, o número de empresas que utilizavam o canal era de apenas 18%.
Um dos aspetos principais de um bom portal corporativo é que ele seja de fácil acesso, já que uma grande empresa possui funcionários de todos os níveis de escolaridade. A interface também deve ser atraente e deverá ser realizado um treinamento para que todos tenham acesso a ele, o uso do e-mail para que todos possam se comunicar de forma rápida, é muito importante. Como o portal pode conter informações restritas sobre sua empresa, procureprofissionais especializados para realizar essa tarefa. É importante que as informações sejam distribuídas de forma que cada departamento tenha acesso fácil aquelas que as dizem respeito. A Intranet não substitui de forma alguma o site de uma empresa, já que a primeira é restrita aos funcionários.
Para que a utilização da Intranet seja eficaz, é necessário fazer um estudo da empresa e entender em que ramo ela atua.